Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan atau yang kami singkat SIManTaap ini, merupakan perangkat lunak aplikasi yang berfungsi untuk mencatat, mengotrol/memonitoring, melaporkan surat masuk dan surat keluar pada instansi (yang dapat diterapkan pada instansi pemerintah maupun swasta).
Apa sajakah fitur-fitur utama yang tersedia dalam aplikasi ini?
- Koneksi Database online
- Akses oleh user dapat kita atur berdasarkan kewenangannya masing-masing
- Pertama, Mencatat Surat Masuk (oleh petugas PTSP/ Front Desk Officer/ Customer Service) sekaligus mencetak lembar disposisi
- dengan nomor disposisi yang auto generate yang dapat anda sertakan pada lembar/fisik surat
- Kedua, dapat mengunggah dokumen hasil scan dari Surat Masuk (ke dalam format PDF) disamping itu juga dengan fitur ini, maka fisik surat tidak perlu anda bawa ke tiap-tiap bagian,
- tapi dapat langsung masuk ke dalam arsip penyimpanan.
- mekanisme ini tergantung dari SOP pada masing-masing unit organisasi.
- Ketiga adalah fitur Posting/Meneruskan Surat Masuk untuk mendapatkan Disposisi Pimpinan
- lembar distribusi (tanda serah terima) surat masuk
- History surat masuk (untuk mengetahui jejak surat)
- Mencetak laporan surat masuk/surat keluar berdasarkan kriteria yang kita tentukan sendiri maupun berdasarkan periode surat masuk
- Dapat menampilkan notifikasi surat masuk pada inbox masing-masing bagian, bersamaan dengan suara notifikasi surat masuk
- Mencatat Surat Keluar (oleh pegawai/petugas masing-masing bagian)
- Penomoran Surat Keluar secara otomatis bedasarkan konfigurasi Surat Keluar dengan klasifikasi berdasarkan kelompok dan sub kelompok surat serta terintegrasi antar satu bagian dengan bagian lain
- Selain itu, Posting/Meneruskan Surat Keluar ke Meja PTSP/Bagian pengiriman
- Memonitor status pengiriman
- Lembar serah terima
- Daftar expedisi pengiriman
- Mencetak rekap biaya pengiriman serta pertanggung jawaban untuk bagian keuangan
- Dan lain-lain
Pada pengembangan yang akan datang, aplikasi tata persuratan ini akan kami lengkapi dengan fitur untuk mencatat buku tamu serta cetak kartu tamu dan formulir lain yang perlu di bagian PTSP.
Mengantisipasi terjadi antrian di ruang Pelayanan Terpadu Satu Pintu,
selain dari pada aplikasi tata persuratan ini, kami juga menyediakan software aplikasi antrian yang dapat anda lihat di sini
kami berharap semoga bukan hanya sekedar menunjang SOP saja, tapi juga kami harapkan semoga dapat memudahkan dalam penataan alur persuratan di instansi anda.
Informasi lebih lanjut dapat menghubungi kami. Dan untuk pemesanan online (juga transaksi menggunakan rekening bersama) silahkan anda klik di sini
