Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan

Sistem Informasi Tata Persuratan

Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan disingkat SIManTaap merupakan perangkat lunak aplikasi yang berfungsi untuk mencatat, mengotrol/memonitoring, melaporkan surat masuk dan surat keluar pada instansi (dapat diterapkan pada instansi pemerintah maupun swasta).

Tata Persuratan (menu utama)

Apa sajakah fitur-fitur utama yang dimiliki oleh perangkat lunak aplikasi ini, diantaranya :

  • Koneksi Database online
  • Akses oleh user dapat diatur berdasarkan kewenangannya masing-masing
Tata Persuratan (menu Privileges)
  • Mencatat Surat Masuk (dilakukan oleh petugas PTSP/ Front Desk Officer/ Customer Service) sekaligus mencetak lembar disposisi dengan nomor disposisi yang auto generate untuk disertakan pada lembar/fisik surat
Tata Persuratan (lembar disposisi)
  • Upload/Unggah dokumen elektronik dari Surat Masuk (format PDF). dengan fitur ini, maka fisik surat tidak perlu diantar ke tiap-tiap bagian yang dituju melainkan dapat langsung diarsipkan. mekanisme ini tergantung dari SOP pada masing-masing unit organisasi.
Tata Persuratan (Dokumen Elektronik)

Tata Persuratan - Download dokumen elektronik
Tata Persuratan (Detail Surat)
  • Posting/Meneruskan Surat Masuk untuk mendapatkan Disposisi Pimpinan
  • Mencetak lembar distribusi (tanda serah terima) surat masuk
  • Mencetak history surat masuk (untuk mengetahui jejak surat)
Tata Persuratan - History-Surat-Masuk
  • Mencetak laporan surat masuk/surat keluar berdasarkan kriteria yang ditentukan maupun berdasarkan periode surat masuk
Tata Persuratan - Report Surat
  • Menampilkan notifikasi surat masuk pada inbox masing-masing bagian, dilengkapi dengan suara notifikasi surat masuk
Tata Persuratan - Notifikasi
  • Mencatat Surat Keluar (dilakukan oleh pegawai/petugas masing-masing bagian)
  • Penomoran Surat Keluar digenerate secara otomatis bedasarkan konfigurasi Surat Keluar dengan diklasifikasikan berdasarkan kelompok dan sub kelompok surat serta terintegrasi antar satu bagian dengan bagian lain
Tata Persuratan - Konfigurasi Surat Keluar
  • Posting/Meneruskan Surat Keluar ke Meja PTSP/Bagian pengiriman
  • Memonitor status pengiriman
  • Mencetak lembar serah terima
  • Mencetak lembar expedisi pengiriman
  • Mencetak rekap biaya pengiriman serta pertanggung jawaban untuk bagian keuangan
Tata Persuratan - Rekap Biaya Pengiriman
Tata Persuratan - Nota Permintaan
  • Dan lain-lain

Pada pengembangan yang akan datang, aplikasi ini akan dilengkapi dengan fitur untuk mencatat buku tamu serta cetak kartu tamu dan formulir lain yang diperlukan.

Mengantisipasi terjadi antrian di ruang Pelayanan Terpadu Satu Pintu, maka kami juga menyediakan software aplikasi antrian yang dapat anda lihat lebih di sini

Dengan menggunakan perangkat lunak ini, diharapkan dapat menunjang SOP khususnya dalam alur tata persuratan di instansi pengguna.

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi kami. Untuk pemesanan online (rekening bersama) klik di sini