Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan disingkat SIManTaap merupakan perangkat lunak aplikasi yang berfungsi untuk mencatat, mengotrol/memonitoring, melaporkan surat masuk dan surat keluar pada instansi (dapat diterapkan pada instansi pemerintah maupun swasta).
Apa sajakah fitur-fitur utama yang dimiliki oleh perangkat lunak aplikasi ini, diantaranya :
- Koneksi Database online
- Akses oleh user dapat diatur berdasarkan kewenangannya masing-masing
- Mencatat Surat Masuk (dilakukan oleh petugas PTSP/ Front Desk Officer/ Customer Service) sekaligus mencetak lembar disposisi dengan nomor disposisi yang auto generate untuk disertakan pada lembar/fisik surat
- Upload/Unggah dokumen elektronik dari Surat Masuk (format PDF). dengan fitur ini, maka fisik surat tidak perlu diantar ke tiap-tiap bagian yang dituju melainkan dapat langsung diarsipkan. mekanisme ini tergantung dari SOP pada masing-masing unit organisasi.
- Posting/Meneruskan Surat Masuk untuk mendapatkan Disposisi Pimpinan
- Mencetak lembar distribusi (tanda serah terima) surat masuk
- Mencetak history surat masuk (untuk mengetahui jejak surat)
- Mencetak laporan surat masuk/surat keluar berdasarkan kriteria yang ditentukan maupun berdasarkan periode surat masuk
- Menampilkan notifikasi surat masuk pada inbox masing-masing bagian, dilengkapi dengan suara notifikasi surat masuk
- Mencatat Surat Keluar (dilakukan oleh pegawai/petugas masing-masing bagian)
- Penomoran Surat Keluar digenerate secara otomatis bedasarkan konfigurasi Surat Keluar dengan diklasifikasikan berdasarkan kelompok dan sub kelompok surat serta terintegrasi antar satu bagian dengan bagian lain
- Posting/Meneruskan Surat Keluar ke Meja PTSP/Bagian pengiriman
- Memonitor status pengiriman
- Mencetak lembar serah terima
- Mencetak lembar expedisi pengiriman
- Mencetak rekap biaya pengiriman serta pertanggung jawaban untuk bagian keuangan
- Dan lain-lain
Dengan menggunakan perangkat lunak ini, diharapkan dapat menunjang SOP khususnya dalam alur tata persuratan di instansi pengguna.
Informasi lebih lanjut dapat menghubungi kami.
