Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan

Sistem Informasi Tata Persuratan

Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan disingkat SIManTaap merupakan perangkat lunak aplikasi yang berfungsi untuk mencatat, mengotrol/memonitoring, melaporkan surat masuk dan surat keluar pada instansi (dapat diterapkan pada instansi pemerintah maupun swasta).

Apa sajakah fitur-fitur utama yang dimiliki oleh perangkat lunak aplikasi ini, diantaranya :

  • Koneksi Database online
  • Akses oleh user dapat diatur berdasarkan kewenangannya masing-masing
User-Privileges
  • Mencatat Surat Masuk (dilakukan oleh petugas PTSP/ Front Desk Officer/ Customer Service) sekaligus mencetak lembar disposisi dengan nomor disposisi yang auto generate untuk disertakan pada lembar/fisik surat
  • Upload/Unggah dokumen elektronik dari Surat Masuk (format PDF). dengan fitur ini, maka fisik surat tidak perlu diantar ke tiap-tiap bagian yang dituju melainkan dapat langsung diarsipkan. mekanisme ini tergantung dari SOP pada masing-masing unit organisasi.
Dokumen Elektronik Available

Download dokumen elektronik
  • Posting/Meneruskan Surat Masuk untuk mendapatkan Disposisi Pimpinan
  • Mencetak lembar distribusi (tanda serah terima) surat masuk
  • Mencetak history surat masuk (untuk mengetahui jejak surat)
History-Surat-Masuk
  • Mencetak laporan surat masuk/surat keluar berdasarkan kriteria yang ditentukan maupun berdasarkan periode surat masuk
Report Surat
  • Menampilkan notifikasi surat masuk pada inbox masing-masing bagian, dilengkapi dengan suara notifikasi surat masuk
Notifikasi Surat Masuk dengan Suara
  • Mencatat Surat Keluar (dilakukan oleh pegawai/petugas masing-masing bagian)
  • Penomoran Surat Keluar digenerate secara otomatis bedasarkan konfigurasi Surat Keluar dengan diklasifikasikan berdasarkan kelompok dan sub kelompok surat serta terintegrasi antar satu bagian dengan bagian lain
Konfigurasi Surat Keluar
  • Posting/Meneruskan Surat Keluar ke Meja PTSP/Bagian pengiriman
  • Memonitor status pengiriman
  • Mencetak lembar serah terima
  • Mencetak lembar expedisi pengiriman
  • Mencetak rekap biaya pengiriman serta pertanggung jawaban untuk bagian keuangan
Rekap Biaya Pengiriman
Nota Permintaan
  • Dan lain-lain

Dengan menggunakan perangkat lunak ini, diharapkan dapat menunjang SOP khususnya dalam alur tata persuratan di instansi pengguna.

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi kami.